Styl zarządzania zespołem jest często uzależniony od wielu czynników. Wśród nich znajdują się kompetencje, a nawet preferencje managera, wytyczne przełożonych najwyższego szczebla, jak również kwestie dotyczące lokalizacji pracowników. Wraz z globalizacją działań firm, współpracą z partnerami zagranicznymi oraz reorganizacją systemów pracy, coraz częściej mamy do czynienia z zespołami rozproszonymi. O tym, czym są oraz jak efektywnie nimi zarządzać przeczytacie w poniższym artykule.
Czym jest zespół rozproszony?
Zespół rozproszony (nazywany również zespołem wirtualnym) to grupa pracowników, którzy komunikują się oraz współpracują ze sobą zdalnie – za pomocą narzędzi cyfrowych. W zależności od zakresu działań firmy, członkowie takiego zespołu mogą przebywać na terenie tego samego miastu lub kraju, jak również pracować z wielu części świata. Za różnym położeniem geograficznym idą również inne elementy, takie jak język, którym posługują się poszczególni pracownicy czy strefy czasowe, w jakich się znajdują. Te elementy mogą generować problemy w organizacji działań zespołu, czego konsekwencją może być negatywny wpływ na jego efektywność.
Na czym polega zarządzanie zespołem rozproszonym?
Zarządzanie zespołem rozproszonym polega na doborze działań, które pozwolą na maksymalną efektywność pracy przy jednoczesnej kontroli wszelkiego rodzaju przeszkód oraz ich regularne eliminowanie. To również koordynowanie pracy wielu osób, w tym tych, z którymi nie mamy na co dzień bezpośredniego i stałego kontaktu. Można więc określić to zadanie jako żonglowanie tradycyjnymi modelami zarządzania oraz tymi dostosowanymi do pracy zdalnej. Celem jest osiąganie zamierzonych celów, które powinny być jak najbardziej jasne dla wszystkich członków grupy. Transparentność działań wpływa na pełniejsze ich zrozumienie, czego efektem są satysfakcjonujące wyniki.
Trudności i problemy, jakie możemy napotkać przy zarządzaniu zespołem rozproszonym
Zarządzanie rozproszonym zespołem niesie za sobą wiele wyzwań, z których większość dotyczy synchronizacji pracy wszystkich członków grupy. Ta może stanowić problem, m.in. w przypadku dużej odległości dzielącej współpracowników i nierzadko również innych stref czasowych. Brak możliwości spotkań bezpośrednich nie sprzyja integracji zespołu, a to ma swoje przełożenie w codziennej komunikacji. Poniżej opisaliśmy kilka najczęstszych problemów, które napotykają managerowie i team leaderzy zespołów rozproszonych.
Odległość
Jednym z największych wyzwań jest zarządzanie zespołem rozproszonym geograficznie. Jeśli taka dyspersja dotyczy krajów w tej samej lub podobnej strefie czasowej, problem w zasadzie nie istnieje. Jednak w przypadku, kiedy część pracowników przebywa w Europie, a reszta na przykład w Azji, różnica czasowa może wynosić nawet 7 godzin! Trudno jest w takiej sytuacji ustalić wspólne godziny pracy, ograniczona jest również możliwość łączenia się, kiedy zaistnieje nagła potrzeba.
Brak skupienia i produktywności
Organizacja pracy zdalnej dla wielu osób stanowi prawdziwe wyzwanie. Wykonywanie swoich obowiązków w domowym zaciszu, na tle wielu rozpraszających czynników oraz bez obecności innych członków zespołu i przełożonego często jest trudne. Niektórym ciężko jest skupić się na swoich zadaniach i trzymać określonego planu dnia, który pozwoli im na wykonywanie swoich zadań efektywnie i na czas. Stąd też spadek produktywności, która może rzutować na obniżone wyniki działań lub w najgorszym wypadku – ich brak.
Trudności w podziale i przepływie zadań
Ograniczona możliwość przeprowadzania bezpośrednich spotkań, a co za tym idzie brak wykształconych relacji pomiędzy członkami zespołu, może rzutować na komunikację dotyczącą wykonywanych zadań. Pracownicy mogą mieć trudność ze zrozumieniem zakresu swoich obowiązków, nie rozumieć swojej roli projektowej lub nie mieć świadomości dotyczącej tego, czym zajmuje się reszta grupy. Ograniczenia komunikacyjne wpływają często na raportowanie pracy – nie ma przepływu informacji dotyczących aktualnego etapu działań lub ich efektów.
Skuteczne porady jak zarządzać zespołem rozproszonym
Pomimo szeregu trudności w zarządzaniu zespołem rozproszonym, istnieje mnóstwo metod i możliwości, które pozwolą nam opanować to niełatwe zadanie. Dzięki odpowiedniej organizacji systemu pracy, poprawnemu wdrożeniu pracowników, czy zbudowaniu relacji ze swoim zespołem, możemy osiągać satysfakcjonujące efekty. Poniżej prezentujemy kilka praktycznych porad, które pomogą nam w tym wyzwaniu.
Zapewnienie odpowiednich narzędzi pracy
Odpowiednie narzędzia pracy to dzisiaj podstawa działania wszystkich zespołów – niezależnie od tego, w jakim systemie pracują. W przypadku grup rozproszonych niezwykle ważne jest jednak zapewnienie pracownikom szybkiego i stabilnego połączenia z Internetem, komputera czy dobrego jakościowo zestawu słuchawkowego, który zapobiegnie zakłóceniom w trakcie wideokonferencji. To jednak nie koniec! Poza fizycznym sprzętem, który stanowi bazę do wykonywania obowiązków, należy wybrać i wdrożyć narzędzia organizujące pracę. Dziś na rynku mamy dostęp do wielu platform – w darmowych oraz płatnych wersjach – które pozwolą nam na rozdzielenie oraz nadzorowanie zadań. Należą do nich m.in. popularne Trello, Asana czy Redmine. To, jakie narzędzie wybierzemy, zależy wyłącznie od potrzeb naszej organizacji oraz charakterystyki działań grupy. Możliwości jest wiele, ale wszystkie mają wspólny mianownik – usprawniają pracę i sprawiają, że wykonywanie obowiązków odbywa się w pełnej transparentności.
Organizowanie w miarę możliwości spotkań na żywo
Nic tak nie integruje pracowników, jak spotkania na żywo. Relacje międzyludzkie wyjątkowo trudno jest utrzymywać wyłącznie zdalnie – często nie wiemy, jakie emocje towarzyszą naszym współpracownikom, nie widzimy ich mimiki, bywa też, że nie rozumiemy żartów. To realne problemy, które wpływają na porozumienie w grupie! Dzięki – nawet sporadycznym – kontaktom bezpośrednim istnieje szansa na nawiązanie bardziej otwartych i przyjacielskich stosunków. Serdeczność, która rodzi się pomiędzy członkami zespołu podczas formalnych lub nieformalnych wydarzeń, ma bardzo dobry wpływ na pracę i przepływ informacji. Jeżeli więc chcemy poznać swoich pracowników oraz pomóc im w integracji, warto organizować wspólne wyjścia lub wyjazdy.
Regularne wideokonferencje
Kontakt bezpośredni stanowi dla zespołów rozproszonych nie lada wyzwanie. Tym, co jednak jest jak najbardziej wykonalne i może odbywać się z dużą regularnością, są wideokonferencje. Ustalone konkretnego dnia i o wspólnej porze spotkania online mogą służyć nie tylko raportowaniu pracy, omawianiu wątpliwości i napotykanych problemów lub rozdzielaniu nowych zadań. To również czas na pracę kreatywną oraz idealny moment na organizowanie burzy mózgów dotyczących nowych projektów lub rozwiązań. Warto też wprowadzać elementy integracyjne jak, chociażby wspólny posiłek czy warsztaty tematyczne. Istnieje wiele firm dostarczających usługi tego typu, które działają również globalnie. Wideokonferencje nie muszą mieć spełniać wyłącznie służbowej funkcji – to dobry czas na budowanie relacji.
Stały kontakt z członkami zespołu rozproszonego
Wspólne wideokonferencje, dzienne lub tygodniowe spotkania to wydarzenia służące całej grupie. Pomagają w przekazywaniu informacji czy aktualizowaniu etapu prac nad projektem. Ze strony managera ważne jest jednak to, aby był w stałym kontakcie z każdym z członków zespołu rozproszonego. Dostępność przełożonego wzbudza w pracownikach zaufanie oraz poczucie bezpieczeństwa. Nie czują się pozostawieni sami sobie oraz nie dźwigają presji związanej z odpowiedzialnością za zadania czy cały projekt. Poza sprawami zawodowymi warto, aby zespół miał w swoim liderze stałe wsparcie w kwestiach organizacyjnych czy rozwojowych. Transparentność oraz dostępność managera to dwie kluczowe cechy, które budują zaufanie i poprawne relacje w zespole.
Motywowanie zespołu rozproszonego
Motywacja pracownika to bezsprzecznie bardzo ważny element w zarządzaniu tak zespołem rozproszonym, jak i każdą inną grupą. Istnieją oczywiście ogólnodostępne systemy motywacyjne w organizacji, w skład których wchodzą m.in. benefity pracownicze czy ścieżki kariery, jednak tą częścią zawiaduje dział HR w porozumieniu z władzami firmy. Co jednak może zrobić sam lider, żeby odpowiednio zmotywować swojego pracownika? Przede wszystkim doceniać oraz dostrzegać jego pracę i na bieżąco udzielać mu feedbacku – informacji zwrotnych, w których zawarta jest ocena wykonanego zadania. Chwalenie pracownika za dobrze wykonaną pracę jest dla niektórych zbędnym elementem, bardzo dobrze wpływa jednak na morale, pomaga w utrzymywaniu pewności siebie i poczucia celu. Innym czynnikiem motywującym jest dostęp do szkoleń – rozwój to dzisiaj niezwykle ważny element w każdej branży. Poszerzanie zakresu kompetencji, zdobywanie nowej wiedzy i możliwość sprawdzenia się w nowych obszarach mobilizują do działania i uatrakcyjniają zawodową codzienność. Odpowiednio zmotywowany zespół po prostu chce wykonywać swoje zadania dobrze i na czas, gdyż rozumie ich cel i zna wartość swojej roli w funkcjonowaniu całej organizacji.
Podsumowanie
Trudności w zarządzaniu zespołem rozproszonym nie skreślają pozytywnych elementów, które możemy osiągnąć dzięki odpowiedniej organizacji takiej grupy. Kompetencje ludzi często z różnych zakątków świata mogą przynieść naszej firmie realne korzyści. Warto więc nie rezygnować z wykwalifikowanych specjalistów, tylko dlatego, że kierowanie nimi może stanowić dla nas duże wyzwanie. Dobór odpowiednich narzędzi pracy, świadomość ewentualnych trudności, praca nad poprawą produktywności oraz transparentność w kontaktach z naszym zespołem pomogą nam z sukcesem zbudować zmobilizowany i dobrze skomunikowany team.
