2020 to rok pełen wyzwań. Jednym z nich była reorganizacja pracy wielu firm i wprowadzenie hybrydowego modelu pracy bądź całkowite przejście na tryb home office. I o ile wdrożenie nowego systemu i zadbanie o odpowiednią komunikację spoczywa na pracodawcach, o tyle organizacja domowego biura i optymalnych warunków do pracy leży po stronie pracowników. Nie każdy z nas jest jednak gotowy do przejścia na tryb home office.
Z łatwością można wyróżnić szereg ograniczeń stojących nam na drodze do osiągnięcia idealnych warunków pracy w domowym zaciszu. W tym artykule, posiłkując się doświadczeniami naszych pracowników, chcemy zdradzić Wam kilka wskazówek, które świetnie sprawdzą się w organizacji home office, przy jednoczesnym zachowaniu podstawowych zasad work-life balance.
Zadbaj o przestrzeń
Jednym z podstawowych, a przy tym pierwszych etapów organizacji home office, jest aranżacja domowej przestrzeni. I choć kuszącą wizją jest urządzenie biura w łóżku i realizowanie projektów zawodowych z włączonym w tle ulubionym serialem, to stanowczo odradzamy obieranie tej drogi. Odpowiednio przygotowane, wolne od rozpraszających przedmiotów i dźwięków stanowisko robocze, to fundament domowego biura. Schludna i zorganizowana przestrzeń pomoże nam się skupić i zwiększy naszą wydajność. Istotne jest też maksymalne odseparowanie się od dekoncentrujących dźwięków, takich jak rozmowy domowników, czy odgłosy prac remontowych. I choć na wiele z tych czynników możemy nie mieć całkowitego wpływu, warto znaleźć rozwiązanie skrojone idealnie pod nas – chociażby włączenie spokojnej muzyki ułatwiającej skupienie i odizolowanie od rozpraszających bodźców pochodzących z otoczenia.
W moim domu praca zdalna stanowi wyzwanie. Nie mam możliwości zamknięcia się w swoim prywatnym pokoju, bo zwyczajnie brakuje do tego pomieszczeń. Dzielę więc pokój z przewijakiem, łóżeczkiem dla dziecka i wózkiem spacerowym. Ostatni wymieniony element jest pierwszym, który pozwala mi odciąć się od świata, bo odpowiednio ustawiony, tworzy tamę pomiędzy mną a moimi dziećmi (żoną również). Fizyczną barierę mam więc zapewnioną korzystając z elementów otoczenia – pozostają dźwięki. Nie będę ukrywał, że dzieci są głośne. Tutaj z pomocą przychodzą mi moje perełki – słuchawki z aktywnym wytłumianiem hałasu. Rzecz niezbędna do pracy przy wesołej kompanii. Ostatnim elementem jest higiena godzin pracy. I tutaj już na poważnie – gdy odchodzę od komputera, już do niego nie siadam, bo na hasło: „tatuś już nie pracuje” dzieci reagują bardzo szybko i wtedy poświęcam im całą swoją uwagę, do momentu, aż zasną. - Tomasz Prasnowski, Java Developer
Zaplanuj swój dzień – pamiętaj o przerwach!
Wbrew pozorom praca z domu nie sprawia, że obowiązków służbowych mamy mniej, a deadline’y w magiczny sposób przestają nas prześladować. W miejscu pracy mamy zazwyczaj jasno określone zasady działania i konkretny plan dnia, do których musimy się dostosować. Podczas przejścia na tryb home office, nasze zdolności samoorganizacji wielokrotnie mogą więc zostać wystawione na próbę.
O czym należy w takim razie pamiętać? O odpowiednim zaplanowaniu każdego dnia. Warto stworzyć harmonogram, w którym poza wpisaniem konkretnych zadań na dany dzień, zadbamy również o organizację czasu dla siebie. Jednym z zagrożeń pracy zdalnej jest zaburzenie jej higieny, czego skutkiem może być przepracowanie. W harmonogramie dnia powinny znaleźć się więc wydzielone momenty na przerwy, zarówno dla oderwania się na moment od ekranu komputera, jak i na posiłek. Wprowadzenie systemu pracy zbliżonego do tego, do którego byliśmy przyzwyczajeni w biurze, pomoże nam uzyskać odpowiedni balans. Unikniemy również poczucia, że nie jesteśmy w pracy lub z drugiej strony – praca nas nie pochłonie.
Używaj odpowiednich narzędzi
Praca zdalna to dobry moment na testowanie i wdrażanie nowych narzędzi pracy, które zapewnią nam jej odpowiednią organizację. W pierwszej kolejności warto określić swoje potrzeby i to do nich dopasować konkretne rozwiązania. Aktualna oferta oprogramowań służących do komunikacji, organizacji dokumentów, czy tworzenia treści jest bardzo bogata. Większość z nich posiada wyczerpujący pakiet podstawowych funkcji z możliwością dostępu do rozbudowanej, płatnej wersji premium. Bez względu na to, czy są to aplikacje do przesyłania dużych plików, czy kalendarze w wersji online, propozycji takich narzędzi jest naprawdę wiele. Dlatego warto – zwłaszcza w pierwszych tygodniach pracy zdalnej – poświęcić czas na research i testing dostępnych programów. Należy jednak pamiętać, że w pewnym momencie musi przyjść czas na podjęcie decyzji, z jakich narzędzi chcemy korzystać. Szczególnie w komunikacji z klientem lub zespołem nie powinniśmy używać ciągle różnych aplikacji i rozwiązań o tym samym przeznaczeniu. Przyczyna jest prosta – nasi współpracownicy mogą nie mieć czasu i chęci na wdrażanie się w coraz to nowsze programy.
Swój czas pracy oraz konkretne zadania planuję i organizuję za pomocą kalendarza online. Wydzielam spośród swoich obowiązków grupy zadań, które w zależności od potrzeb planuję z dziennym lub tygodniowym wyprzedzeniem. Tworzę sobie w ten sposób harmonogram spotkań oraz listę rzeczy do zrobienia. Zawsze pamiętam jednak o tym, aby w trakcie planowania danego dnia, zostawić w nim przestrzeń na niemożliwe do przewidzenia, nagłe sytuacje – pilne rozmowy, czy zadanie do wykonania „na już”. Taka elastyczność mojego kalendarza sprawia, że jestem przygotowana na różne, często niespodziewane sytuacje. - Marta Święs, HR Delivery Specialist
Pozostań w kontakcie ze swoim zespołem
Jednym z nieodłącznych elementów przejścia w tryb home office, jest rozdzielenie zespołów. W związku z tym rodzi się naturalna potrzeba zorganizowania ich w ten sposób, aby nie stracić na wydajności oraz by komunikacja między pracownikami przebiegała tak sprawnie, jak dotychczas. Nie da się jednak uniknąć pewnych sprzętowych ograniczeń, czy takich, które wynikają wprost z dzielącej zespół odległości. Zupełnie inaczej przebiega przecież komunikacja twarzą w twarz, jest dla nas po prostu naturalna. Nic więc dziwnego, że po rozpoczęciu pracy zdalnej, która pozwala lub wręcz narzuca większy indywidualizm, kontakty i relacje pomiędzy współpracownikami osłabiają się a czasem nawet zanikają.
Poczucie odizolowania wpływa negatywnie na zdrowie psychiczne i jakość pracy. Kiedy czujemy się osamotnieni w zadaniach i nie mamy oparcia w reszcie zespołu, spada nasza energia, a motywacja do realizacji celów znika. Niezwykle istotne jest, aby do tego nie dopuszczać. Pamiętajmy więc o regularnych spotkaniach online – zarówno w formie tele-, jak i wideokonferencji. Warto także informować na bieżąco i dzielić się tym, nad czym obecnie pracujemy. To doda motywacji zarówno nam, jak i reszcie zespołu. Szczególną rolę w podnoszeniu wydajności i energii odgrywają burze mózgów, które dostarczają nie tylko pomysłów i inspiracji, ale sprawiają też, że czujemy się potrzebni. Dzięki dostosowaniu sposobu komunikacji współpracowników do nowych, domowych realiów, możemy wypracować system zbliżony do tego, który obowiązywał przed przejściem w tryb home office.
Komunikacja z zespołem to bardzo istotny element pracy z domu, który poprawia nasze relacje w tych trudnych czasach i sprawia, że dalej celujemy do jednej bramki, asystując sobie nawzajem. Aby była skuteczna, warto jednak zadbać o odpowiednie narzędzia. Aktualnie do komunikacji w moim projekcie korzystamy z MS Teams. Po przejściu ze sławnego Slacka nie mogłem w żaden sposób się przyzwyczaić. Z biegiem czasu okazało się, że nie taki diabeł straszny, jak go malują. Platforma ta posiada dosyć dobrą integrację z kalendarzem i dokumentami. Kolejną użyteczną funkcją jest udostępnianie ekranu z możliwością przekazania kontroli. Jest to bardzo przydatne zwłaszcza wtedy, kiedy nie mamy możliwości fizycznie zajrzeć do komputera kolegi. Zamiast bezskutecznie tłumaczyć, w który róg ekranu ma kliknąć, sami w krótkim czasie możemy zdobyć informacje, które są nam potrzebne. - Kacper Włodarczyk, Angular Developer
Znajdź swój domowy dress code
W przestrzeni biurowej wielu pracowników obowiązuje określony dress code, dlatego perspektywa pracy z domu często właśnie pod względem stroju budzi w nas pozytywne uczucia. W końcu pracując ze swojego salonu lub innego zaaranżowanego na tę potrzebę miejsca, możemy być ubrani w to, co chcemy... Wygodne swetry, dresy, a czasem nawet piżamy, przeżywają więc na nowo swoje chwile chwały. I o ile stawianie na swój komfort jest niezwykle ważne, to pamiętajmy, że zbyt luźny strój może nas… rozleniwić. W życiu człowieka ważne są przecież pewne rytuały – poranna kawa, kompletowanie stroju, czy podróż do pracy, to elementy dnia nadające mu rytm. Z części tego typu zwyczajów, naturalnie, podczas pracy zdalnej musimy zrezygnować, natomiast jeżeli wyeliminujemy je wszystkie, istnieje duże ryzyko, że zapomnimy o pracy! Dlatego, jeżeli brakuje nam do niej motywacji lub nie możemy się skupić, a uważamy, że swój home office zorganizowaliśmy już perfekcyjnie, warto spróbować włączyć do codziennego trybu dnia niektóre elementy przygotowujące nas do pracy biurowej. Przy jednoczesnym dbaniu o własną wygodę, spróbujmy ubrać się tak, jak do biura. Czasem zwykły dzienny makijaż lub zamiana dresów na mniej nieformalny strój potrafią zdziałać cuda. Pracując zdalnie, musimy również pamiętać, że w ciągu dnia może wyskoczyć nam zupełnie nieplanowana, pilna wideokonferencja. Warto być zatem na taką ewentualność przygotowanym i mieć pod ręką strój, który nie wzbudzi konsternacji u uczestników spotkania.
Podsumowanie
Wejście w tryb home office to proces pełen wyzwań i pułapek, ale również szans na zwiększenie swojej wydajności, przetestowanie nowych narzędzi pracy, czy po prostu wykonywanie swoich obowiązków w odmienny niż zazwyczaj sposób. Aby w pełni korzystać z zalet tego trybu, warto opracować własny system „uszyty na miarę”, który pozwoli nam na pracę w optymalnych i komfortowych warunkach.
