IT-Outsourcing eröffnet kleinen und großen Unternehmen viele Möglichkeiten — es ermöglicht Ihnen, Probleme zu lösen, anspruchsvolle Projekte ohne Verzögerungen umzusetzen, Ihr Budget besser zu kontrollieren und ist auch der Schlüssel zu einer effektiven digitalen Transformation unseres Unternehmens.
Dies ist eine besonders attraktive Lösung für Länder in der DACH-Region (Deutschland-Österreich-Schweiz), die sich dank der Nähe polnischer IT-Anbieter für vorteilhafte Nearshoring-Zusammenarbeit und erhalten Sie Zugang zu erfahrenen Experten. Es sollte jedoch berücksichtigt werden, dass die Auslagerung von Aufgaben an externe Auftragnehmer einige Risiken mit sich bringen kann.
Bevor sich Ihr Unternehmen für die Zusammenarbeit mit einem IT-Partner entscheidet, sollten Sie lernen, wie Sie die Risiken, die im Outsourcing-Prozess entstehen, effektiv minimieren können.
Was ist Outsourcing?
IT-Outsourcing wird immer beliebter und ist eine Lösung, bei der externe Ressourcen und Dienste zur Ausführung interner Aufgaben oder zur umfassenden IT-Entwicklung eingesetzt werden. In seinen beliebtesten Formen besteht Outsourcing darin, das Entwicklungsteam um externe Spezialisten zu erweitern oder die gesamte Aufgabe oder das gesamte Projekt an einen Outsourcing-Partner zu delegieren.
Mehr dazu Was ist Outsourcing und welche Kooperationsmodelle können wir unterscheiden und Warum Sie anfangen sollten, mit einem Outsourcing-Partner zusammenzuarbeiten, werden Sie in unseren vorherigen Artikeln lesen.
Ist IT-Outsourcing sicher? — Risiko des Outsourcings
Das Sicherheitsniveau von Outsourcing-Dienstleistungen hängt in hohem Maße von unserem Geschäftspartner ab - etwa wo und wie sucht man nach einem bewährten Outsourcing-Partner Wir schrieben ausführlich in unserem vorheriger Artikel.
Durchdachtes und gut geplantes Outsourcing wird unserem Unternehmen viele Vorteile bringen — von der Einführung einer ausgefeilten Anwendung über die Implementierung von Tools zur Marketingautomatisierung bis hin zur Entwicklung und Wartung von Systemen für Geschäftsanalysen. All dies kann sich andererseits deutlich auf die Position unseres Unternehmens auf dem Markt auswirken und sich in der Effektivität der Umsetzung der Geschäftsziele niederschlagen. Die Übergabe der Pflege wichtiger Elemente unserer IT-Infrastruktur kann jedoch einige Risiken mit sich bringen. Schließlich vertrauen wir wichtige Daten und den Zugriff auf unsere Systeme einem externen Unternehmen an. Andererseits können umfangreiche Implementierungen oder eine dynamisch durchgeführte digitale Transformation die Art unseres Geschäfts erheblich beeinflussen und sogar zu einem teilweisen Verlust der Kontrolle über die Identität und Mission des Unternehmens führen. Es lohnt sich, dies insbesondere bei der Auswahl des richtigen Outsourcing-Partners zu berücksichtigen.
IT-Outsourcing — Arten von Risiken
Das Outsourcing von IT birgt trotz seiner Attraktivität mehrere Risiken, die sich mehr oder weniger auf unser Unternehmen auswirken können. Zu den wichtigsten zählen Experten unter anderem strategische, operative, technologische und rechtliche Risiken. Was sollten wir über die Risiken beim IT-Outsourcing wissen und wie können wir sie minimieren?
Technologische Risiken
Eines der Hauptrisiken des IT-Outsourcings ist das technologische Risiko. Es hängt mit der Wahl der Technologie, der Art und Weise der Implementierung von Lösungen und den Auswirkungen zusammen, die sie in unserem Unternehmen oder beim Lieferanten selbst haben können. Bevor wir mit der Outsourcing-Zusammenarbeit beginnen, sollten wir einige wichtige Fragen beantworten: Wird der von uns gewählte Lieferant in der Lage sein, uns eine qualitativ hochwertige Lösung zu bieten, die an das Niveau des Unternehmens angepasst ist? Liefert uns die gewählte Technologie optimale Ergebnisse und verursacht sie keine zusätzlichen Entwicklungskosten? Wird die Wahl der Technologie es ermöglichen, alle gesetzten Ziele zu erreichen? Und vor allem — wird unser IT-Partner unsere Bedürfnisse verstehen und zufriedenstellende Werte liefern?
Technologische Risiken können minimiert oder vollständig ausgeschlossen werden, wenn wir Antworten auf diese Fragen erhalten, bevor wir den richtigen IT-Partner auswählen. In dieser Phase lohnt es sich, die Referenzen der IT-Anbieter sorgfältig zu überprüfen, um unter anderem Informationen zur Zufriedenheit der bestehenden Kunden des Outsourcing-Unternehmens zu erhalten.
Finanzielles Risiko
Ein weiteres ebenso wichtiges Risiko im Zusammenhang mit IT-Outsourcing ist das finanzielle Risiko. Eines der Hauptargumente für die Delegierung von Aufgaben an ein externes Unternehmen ist eine bessere Kostenkontrolle. Im Falle eines falsch ausgewählten Partner- oder Kooperationsmodells kann sich unser ursprüngliches Budget jedoch als unzureichend herausstellen. Falsche Entscheidungen können zum Auftreten versteckter Kosten oder unvorhergesehener zusätzlicher Ausgaben führen. Finanzielle Risiken können auch aus der finanziellen Instabilität des Lieferanten, einem unerwarteten Kostenanstieg resultieren, der unter anderem durch zusätzliche Arbeitsstunden oder Softwareupdates oder sogar durch eine schlechte Budgeteinschätzung vor Projektbeginn verursacht wird.
Der einfachste Weg, das finanzielle Risiko beim IT-Outsourcing zu reduzieren, besteht darin, genaue Berechnungen durchzuführen und das richtige Abrechnungsmodell zu wählen, das auf die Bedürfnisse und Erwartungen unseres Unternehmens zugeschnitten ist.
Strategische Risiken
Die Wahl des Outsourcings als eine der Säulen der Entwicklungsstrategie des Unternehmens erfordert eine enge und langfristige Zusammenarbeit mit dem IT-Anbieter. Eine solche Beziehung erfordert eine klare Definition der Ziele, die unser Unternehmen erreichen möchte, der Art des Prozesses und unserer Anforderungen an seinen Ablauf. Wenn wir uns in diesen Fragen nicht mit unserem Outsourcing-Partner einigen, erhöht sich das strategische Risiko erheblich. Ein Missverständnis der Ziele oder deren völlige Diskrepanz zwischen dem Unternehmen und dem IT-Anbieter kann dazu beitragen, dass sich externe Spezialisten auf die Bedürfnisse ihres eigenen Unternehmens konzentrieren und nicht auf unsere. In einem anderen Fall schlägt der Outsourcing-Partner möglicherweise Lösungen vor, die aus seiner Sicht von Vorteil sind und die nicht unbedingt zur Verbesserung der Prozesse und Bereiche beitragen, die uns wirklich wichtig sind.
Strategische Risiken beim IT-Outsourcing können bereits bei der Suche nach einem Kandidaten minimiert werden, mit dem wir die Zusammenarbeit aufnehmen werden. Auf Seiten unseres Unternehmens ist es notwendig, unsere eigene Strategie, unsere Ziele und die geplante Entwicklungsrichtung klar darzustellen und Bereiche zu identifizieren, die wir verbessern möchten. Es ist auch wichtig, die Vorteile zu ermitteln, die wir vom Outsourcing erwarten. Ein vertrauenswürdiger und wertvoller Geschäftspartner wird sich bemühen, die Bedürfnisse unseres Unternehmens vollständig zu verstehen und Unterstützung bei der Erreichung der angestrebten Ziele anzubieten.
Operationelles Risiko
Eine andere Art von Risiko, das bei der Nutzung von Outsourcing-Diensten auftritt, ist das operationelle Risiko. In den meisten Fällen ist dies mit einer ungenauen Definition des Leistungsumfangs, der Verantwortung für das Projekt und einer falschen Verteilung der Kompetenzen der Mitarbeiter sowohl auf Seiten unseres Unternehmens als auch auf Seiten des IT-Anbieters verbunden. Weitere wichtige Faktoren sind die falsche Entwicklung der Kommunikationsmethoden und Probleme, die sich aus geografischen oder kulturellen Unterschieden zwischen Geschäftspartnern ergeben. Das letzte Hindernis lässt sich am besten umgehen Nearshoring-Kooperation.
In diesem Fall liegt die Reduzierung des Betriebsrisikos in erster Linie auf den Schultern von Managern und Spezialisten, die beide Projektparteien vertreten. Die Stabilität des IT-Provider-Teams ist auch hier von großer Bedeutung - häufige Rotationen können den Ablauf der erbrachten Dienstleistungen erheblich stören. Daher lohnt es sich, einen Partner zu wählen, der sich um die geringe Rotation in den Teams kümmert.
Rechtliche Risiken
Bei der Entscheidung, Aufgaben an ein externes Unternehmen auszulagern, sollten wir das rechtliche Risiko berücksichtigen. Ein gut formulierter Vertrag kann uns vor den meisten Problemen schützen, auf die wir bei der Outsourcing-Zusammenarbeit stoßen können. Wenn der IT-Anbieter in irgendeiner Weise gegen das Gesetz verstößt oder uns Schäden aufgrund der Nichterfüllung oder unsachgemäßen Erfüllung des Vertrags verursacht, sollten wir über Dokumente verfügen, in denen die Bedingungen für die Neuverhandlung oder den Rücktritt vom Vertrag sowie die Entschädigung für die entstandenen Verluste klar definiert sind. Wenn wir ähnliche Probleme vermeiden wollen, sollten wir uns um die Vorbereitung einer genauen Vereinbarung kümmern und selbst die dunkelsten Szenarien berücksichtigen — ein Detail, wenn wir uns für eine langjährige Zusammenarbeit entscheiden.
Die Risiken von IT-Outsourcing — wie können sie reduziert werden?
An dieser Stelle können wir den Eindruck gewinnen, dass IT-Outsourcing trotz seiner zahlreichen Vorteile eine riskante Lösung ist. Wenn wir jedoch die entsprechenden Maßnahmen ergreifen, können wir einige der Risiken, die mit der Zusammenarbeit mit einem externen Unternehmen verbunden sein können, reduzieren oder sogar vollständig eliminieren. Viele wichtige Entscheidungen können in einer frühen Phase der Vorbereitung auf das IT-Outsourcing getroffen werden. Entscheidend ist hier die Auswahl des richtigen Partners und Abrechnungsmodells sowie die klare Definition der Ziele und Erwartungen an den Geschäftspartner. Unter anderem lohnt es sich, mit dem IT-Anbieter alle wichtigen Fragen zu besprechen und die Verantwortung für den Projekterfolg gemeinsam zu tragen. Trotz der konkreten und klaren Definition unserer Bedürfnisse und Ziele sollten wir bedenken, dass sich die Situation auf dem Markt und in der Welt der neuen Technologien ständig ändert. Daher ist es wichtig, dass die Zusammenarbeit mit dem IT-Anbieter flexibel und resistent gegen mögliche Änderungen ist.
Risiko beim IT-Outsourcing — lohnt es sich überhaupt?
IT-Outsourcing ist eine äußerst attraktive Lösung. Die Liste der Vorteile, die die Zusammenarbeit mit externen Spezialisten unserem Unternehmen bietet, ist sehr lang. Und obwohl damit einige Risiken und Gefahren verbunden sind, können wir die meisten von ihnen durch eine angemessene Vorbereitung minimieren. Wenn wir die Referenzen eines potenziellen Geschäftspartners kennen, uns der Vor- und Nachteile von Abrechnungsmodellen bewusst sind und unsere eigenen Erwartungen und Bedürfnisse klar definieren, können wir die richtigen Entscheidungen treffen und uns vor potenziellen Risiken schützen. Außerdem können wir die Möglichkeiten, die Outsourcing-Dienstleistungen bieten, voll ausschöpfen.
In dem Artikel haben wir auch über die Vorteile der Outsourcing-Zusammenarbeit geschrieben: 5 Gründe für das Outsourcing von IT-Dienstleistungen.
