Wir beschlossen, das Wissen aus der Quelle zu nehmen und luden Paweł Zarębski — Senior Business Analyst bei Britenet — zu einem Gespräch ein, der unter anderem ausführlich die Rolle des Analysten in der Organisation, den Umfang seiner Aufgaben und die Herausforderungen, auf die er vorbereitet sein muss, erklärt.
Monika Sokołowska, unsere Senior Recruitment Specialist, hat bereits darüber gesprochen, Wie sieht der Rekrutierungsprozess für die Position eines Analysten Schritt für Schritt aus?, also ist es an der Zeit, alles über die Backstage dieser Arbeit zu erfahren.
Wie sieht der Job eines Business Analysten täglich aus und woraus besteht er genau?
Ein Business Analyst wird auf eine Vielzahl von Arten definiert. Die Wahrnehmung seiner Rolle hängt von den Kunden und ihren Erwartungen, dem Umfang und der Art der Tätigkeit sowie vom Analysten selbst ab. Der Business Analyst konzentriert sich hauptsächlich auf die Umsetzung der Geschäftsanforderungen. Diese Rolle beinhaltet die Identifizierung, Analyse und Synthese von Geschäftsanforderungen aus einer Vielzahl von Quellen. Allgemein ausgedrückt kann man sagen, dass ein Business Analyst eine Person ist, die täglich mit Geschäftsanforderungen arbeitet, vom Moment ihrer Erfassung bis zum Zeitpunkt ihrer Implementierung. Zu den Aufgaben eines Business Analysten gehören:
- Verständnis der Geschäftsanforderungen des Unternehmens,
- Analyse, Überprüfung und Bewertung der erfassten Geschäftsanforderungen in Bezug auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Interessengruppen,
- Entwicklung einer Lösung auf der Grundlage der Geschäftsanforderungen,
- Modellierung von Geschäftsprozessen sowie Optimierung vorhandener,
- Durchführung von Konsultationen bei der Entwicklung der Lösung und Identifizierung potenzieller Projektrisiken,
- Pflege der Beziehungen zu Stakeholdern und Erfüllung ihrer Geschäftsanforderungen,
- Überprüfung der gemäß den Geschäftsanforderungen ausgeführten Arbeiten,
- Entwicklung von Projektdokumentationen und Berichten.
Wenn wir die Rolle des Geschäfts- und Systemanalysten beschreiben wollen, ist es außerdem notwendig, der Phase der Projektumsetzung in der Entwurfs- und Produktionsphase mehr Aufmerksamkeit zu schenken. Dann übernimmt der Analyst auch Aufgaben:
- Analyse, Beschreibung und Überprüfung der funktionalen Anforderungen des Systems, das die Geschäftsanforderungen erfüllt,
- Entwicklung einer Lösung auf der Grundlage funktionaler Anforderungen,
- Direkte Zusammenarbeit mit dem Entwicklungsteam — gehört dazu,
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Erprobung der Lösung,
- Entwicklung der technischen Dokumentation und der Benutzerdokumentation.
Was sind die größten Herausforderungen/Probleme im Arbeitsalltag?
Es gibt viele von ihnen, jeder Tag bringt etwas Neues. Zu den größten Herausforderungen, mit denen sich ein Analyst auseinandersetzen muss, gehören jedoch:
Lücken in den Geschäftsanforderungen
Jeder Business Analyst möchte über unbegrenzte Ressourcen und Zeit verfügen, um alle Geschäftsanforderungen zu ermitteln und zu beschreiben. Aus Sicht des Unternehmens ist dies jedoch nicht möglich, da solche Arbeiten nur Kosten verursachen. Daher hat der Analyst in der Regel eine gewisse Zeit, um den Prozess der Analyse und Beschreibung der Geschäftsanforderungen abzuschließen. Das häufigste Problem, das auftritt, sind analytische Lücken. Etwas, über das der Analyst nicht nachgedacht hat, das er nicht beschrieben hat, etwas, das erhebliche Auswirkungen auf die zukünftige Lösung haben könnte oder zu spät entdeckt werden könnte. Die Herausforderung für den Analysten besteht darin, zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle aus Sicht der Interessengruppen relevantesten Anforderungen identifiziert und beschrieben wurden.
Erstellung einer Lösung vor der Bedarfsanalyse
Die Herausforderung für den Business Analyst besteht darin, die Geschäftsanforderungen zu identifizieren und zu beschreiben, um keine vorgegebene Lösung zu finden. Während der Arbeit lernt der Analyst die Probleme der Stakeholder kennen und beschreibt sie in Form von Geschäftsanforderungen. Diese Beschreibung verwendet manchmal eine Formel, die eine Lösung vorschreibt. Dies ist ein sehr häufiger Fehler, da eine solche Lösung, solange sie die Anforderungen des Unternehmens erfüllt, möglicherweise überhaupt nicht den Bedürfnissen der Beteiligten und Endbenutzer entspricht.
Sich ändernde Geschäftsanforderungen
Während der Umsetzung jedes Projekts ändern sich die Bedürfnisse der Stakeholder, die von den Geschäftsanforderungen bestimmt werden. Der Analyst muss in der Lage sein, mit sich abzeichnenden Veränderungen umzugehen, sie angemessen zu handhaben, d. h. sie zu erfassen, ihre Legitimität zu überprüfen, die Auswirkungen auf den aktuellen Arbeitsfortschritt zu ermitteln und eine Art und Weise zu empfehlen, mit ihnen umzugehen.
Interessengruppen kooperieren nicht
Ein sehr großes Problem, mit dem der Analyst konfrontiert ist, ist die mangelnde Zusammenarbeit der Interessengruppen. Es kommt oft vor, dass Personen, die für den Erfolg eines Projekts am wichtigsten sind, dem Analysten nicht genug Zeit widmen können, damit er seine Arbeit gut machen kann. Bei den Stakeholdern handelt es sich in der Regel um wichtige Mitarbeiter des Unternehmens, die ihre täglichen Aufgaben zur gleichen Zeit erledigen müssen und möglicherweise nicht ausreichend motiviert sind, mit dem Analysten zusammenzuarbeiten. Es ist auch wichtig, die Situation zu erwähnen, in der Stakeholder, die sich ihrer Bedürfnisse nicht sicher sind, Geschäftsanforderungen kommunizieren. Ein guter Analyst muss an dieser Stelle verschiedene Techniken anwenden und die wesentlichen von den irrelevanten Anforderungen trennen.
Missverständnis der Rolle eines Business Analysten
Das letzte erwähnenswerte Problem ist das mangelnde Verständnis des Wesens der Rolle eines Business Analysten. Es ist zwar klar, wofür das Grafikteam, der Backend-Programmierer, der Frontend-Entwickler oder der manuelle Tester verantwortlich sind, aber die Rolle des Business Analysten ist breit gefächert und ungenau. Dies kann zu Missverständnissen zwischen dem Analysten, dem Kunden und dem Entwicklungsteam in Bezug auf die Verantwortlichkeiten des Analysten führen. In den Augen des Kunden kann ein Analyst jemand sein, der die gesamte IT-Lösung unter Berücksichtigung aller Bedürfnisse entwirft und gleichzeitig für Lücken in den Geschäftsanforderungen verantwortlich ist. Seitens des Entwicklungsteams kann sie als Kundin gesehen werden, d. h. als eine Person, die die Antworten auf alle Fragen zum Produkt kennt, sie in der Systemsprache genau beschreiben kann, die Teamarbeit leitet, die gesamte geleistete Arbeit überprüft und gleichzeitig die Projektdokumentation bereitstellt. Viele Menschen, die in der Position eines Analysten arbeiten, sind möglicherweise nicht in der Lage, diese Rollenwahrnehmung unter einen Hut zu bringen, und ohne eine gute Arbeitsorganisation werden sie nicht in der Lage sein, die Herausforderungen zu bewältigen.
Welche Fähigkeiten müssen Sie haben, um in einer solchen Position zu arbeiten?
Der Business Analyst basiert in erster Linie auf Soft Skills und zweitens auf harten Kompetenzen. Die meisten dieser Fähigkeiten erwirbt ein Analyst mit Erfahrung. Wenn ich einige Soft Skills auflisten möchte, die für die Arbeit eines Analysten relevant sind, würde ich Folgendes hervorheben:
- logisches Denken,
- Kreativität,
- Widerstandsfähigkeit gegen Stress und Arbeit unter Zeitdruck,
- Kommunikationsfähigkeit und Teamfähigkeit,
- überzeugende Fähigkeiten,
- positive Einstellung gegenüber Menschen und Leichtigkeit beim Aufbau von Beziehungen,
- einfache Anpassung an das Arbeitsumfeld, insbesondere um die Branche des Kunden zu kennen.
Persönlich denke ich, das Wichtigste ist, dass der Analyst gerne mit Menschen zusammenarbeitet. Ein Analyst arbeitet mit vielen Menschen zusammen, oft sind es neue, die plötzlich auftauchen. Man kann kein guter Analyst sein, ohne Menschen zu mögen. Mit einem freundlichen Wort und einem freundlichen Lächeln können Sie viel erreichen.
Wenn es um Hard Skills geht, muss das Arbeitsumfeld berücksichtigt werden. Viel hängt von der Erfahrung der Menschen ab, mit denen wir zusammenarbeiten. Exzellente Kenntnisse einer bestimmten Notation helfen uns in nichts, wenn niemand außer uns sie interpretieren kann. Ein guter Satz von Fachkenntnissen für einen Analysten ist:
- Kenntnis verschiedener Techniken zur Erfassung von Geschäftsanforderungen: Brainstorming, Business Cases, Workshops, Interviews, Umfragen, Dokumentenanalyse, „Wie es ist, soll sein“ -Ansatz,
- Fähigkeit, Tools zur Beschreibung von Geschäftsanforderungen zu verwenden, z. B. MS Office, Confluence,
- Kenntnis der BPMN-Notation auf einem Niveau, das es ermöglicht, Geschäftsprozesse zu modellieren, die für einen unerfahrenen Empfänger verständlich sind,
- Kenntnis verschiedener relevanter Arten von UML-Diagrammen (Anwendungsfalldiagramm, Aktivitätsdiagramm, Zustandsmaschinendiagramm, Komponentendiagramm, Einsatzdiagramm, Sequenzdiagramm),
- Nützliche Fähigkeiten: Kenntnisse in CASE-Tools (Computer-Aided Software Engineering) wie Enterprise Architect, Microsoft Visio, Bizagi Modeler oder ARIS Express,
- Fähigkeit, grafische Benutzeroberflächenmodelle mit einem Support-Tool wie AdobeXD, UXPin, MockFlow, Axure zu erstellen,
- Ein wichtiger Aspekt aus Sicht der Arbeitsorganisation ist die Möglichkeit, Ticketsysteme wie Jira, Redmine, Trello zu verwenden.
Gibt es irgendwelche ungewöhnlichen Fähigkeiten oder Erfahrungen („aus dem Leben“), die Ihnen bei der Arbeit in dieser Position nützlich waren?
Ja, sogar ein paar. Mein persönliches Interesse gilt dem Kochen — vor allem für Familie und Freunde. Es gibt viele Möglichkeiten, sich dem Kochen zu nähern. Eine davon besteht darin, alles vorzubereiten, bevor mit dem Kochen begonnen wird, oder diese Aktionen parallel auszuführen. Ich verwende den zweiten Ansatz, dank dem ich gelernt habe, diese Harmonie zwischen der Zeit, die für die Zubereitung benötigt wird, und dem Moment des eigentlichen Kochens zu finden. Ich verwende diese Methode auch in meiner Arbeit als Analyst. Manchmal muss ich mich auf die Analyse komplexer Sachverhalte konzentrieren, aber auch einen Moment finden, um mit dem Entwicklungsteam und dem Kunden Rücksprache zu halten, neu auftretende Probleme und Probleme zu analysieren, die Tester zu unterstützen und neue Projekte zu evaluieren.
Eine weitere Funktion, die sich oft als nützlich erwiesen hat, ist die Fähigkeit, „kaltblütig“ zu bleiben. Emotionen sind keine guten Berater. Termine und Deadlines begleiten uns bei Projekten immer. In Krisensituationen kann die Atmosphäre angespannt sein. Die Fähigkeit, ein Pokerface zu behalten und angesichts eines verärgerten Kunden logisch zu denken, ist äußerst nützlich. Dadurch konnte ich mehr als einmal eine unnötige Eskalation vermeiden und schnell eine Lösung für das Problem vorschlagen.
Wie erwähnen Sie den Rekrutierungsprozess?
Sehr gut, obwohl ich im Nachhinein weiß, dass es mir beim technischen Interview selbst nicht gut ergangen ist. Ich war noch ein relativ junger Analyst, der genug zu wissen schien, um eigenständig Geschäftsanalysen in Projekten durchzuführen. Das Gespräch war sehr informativ, spezifisch und interessant. Der Personalvermittler — meine zukünftige Führungskraft — beantwortete reibungslos Fragen zu meiner Erfahrung, Fragen zur Prüfung von Soft- und Hardskills sowie zu geschäftlichen und technischen Aspekten. Als ich die gestellten Fragen nicht beantworten konnte, erhielt ich Anleitungen und Erklärungen. Der Rekrutierungsprozess verlief reibungslos, ich erhielt Antworten auf die gestellten Fragen, ich fühlte einen sehr „menschlichen“ Ansatz — ich hatte das Gefühl, dass das Unternehmen mich als Person und nicht als „Ressource“ einstellen wollte.
Was würden Sie Personen raten, die an der Rekrutierung für die Position eines Analysten teilnehmen — woran sollten Sie sich aus Ihrer Sicht erinnern und worauf lohnt es sich, sich vorzubereiten?
Ich würde Ihnen besonders raten, sich an Ihre Projekte zu erinnern - an diejenigen, die für Ihre Karriere relevant sind: was sie waren, wie sie umgesetzt wurden, welcher Ansatz verwendet wurde, was hätte besser gemacht werden können. Es lohnt sich zu überlegen, wo wir uns jetzt befinden und wie wir uns am nächsten Arbeitsplatz weiterentwickeln können. Es ist auch wichtig, anhand der Quelle herauszufinden, was das Unternehmen tut, in dem Sie arbeiten möchten.
Es lohnt sich auch, daran zu denken, dass unser Profil nicht überall passt - wir können in einem Bereich fantastisch sein, aber in einem anderen nicht die Erwartungen des Kunden erfüllen, und das ist nicht schlecht.
Es lohnt sich nicht, einen wissenschaftlichen Ansatz in letzter Minute zu verwenden. Wenn wir in unseren Projekten keine Modellierung mit UML-Notation verwendet haben und wenig über Notation wissen, sollten wir bei der Rekrutierungsbesprechung nicht so tun, als wären wir Experten auf diesem Gebiet. Es ist besser, die bisherige Vorgehensweise genauer zu beschreiben und gleichzeitig den Wunsch zu wecken, neue Fähigkeiten zu entwickeln und zu erlernen.
Welches der Projekte auf Britenet, an denen Sie teilgenommen haben, hat sich für Sie als das entwickeltste herausgestellt?
Projekt für einen unserer Kunden, der als Verarbeiter/Herausgeber von Dienstleistungen tätig ist und eine vollständige Palette von Zahlungsprodukten für Verbraucher und Unternehmen für Finanzinstitute anbietet. Das Projekt bestand darin, eine neue Version des archaischen ETL-Klassensystems zu erstellen. Auf der Grundlage des Konzepts des bestehenden Systems entwickelten wir ein neues, maßgeschneidertes ETL-Klassensystem für die Verarbeitung komplexer Dateidokumente zwischen mehreren Entitäten, auch mit einem zentralen Clientsystem. Während der Dauer des Projekts habe ich meine Fähigkeiten in der Modellierung von Geschäfts- und Systemprozessen erheblich verbessert. Ich habe das Kundenfeld viel besser kennengelernt und gelernt, um die Ecke zu denken, was in einer Umgebung, in der es für die vorherige Version des Systems keine Dokumentation gab und es auch keine Originalentwickler des Systems mehr gab, unerlässlich war. Ich habe neue Technologien und viele sensationelle Spezialisten getroffen. Am Ende erreichte ich die Position des wichtigsten Geschäfts- und Systemanalysten des Projekts.
