Der Stil des Teammanagements wird oft von vielen Faktoren beeinflusst. Dazu gehören die Kompetenzen und sogar Präferenzen des Managers, die Richtlinien der obersten Vorgesetzten sowie Fragen zum Standort der Mitarbeiter. Mit der Globalisierung der Unternehmensaktivitäten, der Zusammenarbeit mit ausländischen Partnern und der Neuorganisation der Arbeitssysteme haben wir es zunehmend mit verteilten Teams zu tun. Im folgenden Artikel erfahren Sie, was sie sind und wie Sie sie effektiv verwalten können.
Was ist ein diffuses Syndrom?
Ein verteiltes Team (auch virtuelles Team genannt) ist eine Gruppe von Mitarbeitern, die aus der Ferne miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten — mithilfe digitaler Tools. Je nach Umfang der Aktivitäten des Unternehmens können Mitglieder eines solchen Teams in derselben Stadt oder demselben Land wohnen und von vielen Teilen der Welt aus arbeiten. Der unterschiedliche geografische Standort geht auch mit anderen Elementen einher, z. B. der Sprache, die von einzelnen Mitarbeitern gesprochen wird, oder den Zeitzonen, in denen sie sich befinden. Diese Elemente können zu Problemen bei der Organisation der Teamaktivitäten führen, deren Folge sich negativ auf die Effektivität auswirken kann.
Was ist verteiltes Teammanagement?
Das verteilte Teammanagement beinhaltet die Auswahl von Aktivitäten, die eine maximale Arbeitseffizienz ermöglichen und gleichzeitig alle Arten von Hindernissen kontrollieren und regelmäßig beseitigen. Es ist auch die Koordination der Arbeit vieler Menschen, einschließlich derer, mit denen wir nicht täglich direkten und ständigen Kontakt haben. Sie können diese Aufgabe also so definieren, dass Sie zwischen traditionellen Managementmodellen und solchen, die für die Arbeit im Home-Office geeignet sind, unter einen Hut bringen. Ziel ist es, die angestrebten Ziele zu erreichen, die allen Mitgliedern der Gruppe so klar wie möglich sein sollten. Die Transparenz der Aktivitäten trägt zu einem umfassenderen Verständnis bei, was zu zufriedenstellenden Ergebnissen führt.
Schwierigkeiten und Probleme, mit denen wir bei der Verwaltung eines verteilten Teams konfrontiert werden können
Die Leitung eines verteilten Teams bringt viele Herausforderungen mit sich, von denen die meisten die Synchronisation der Arbeit aller Gruppenmitglieder beinhalten. Das kann ein Problem sein, zum Beispiel, wenn Kollegen und oft auch andere Zeitzonen voneinander getrennt sind. Das Fehlen der Möglichkeit von persönlichen Treffen begünstigt die Integration des Teams nicht, und dies hat Auswirkungen auf die tägliche Kommunikation. Im Folgenden haben wir einige der häufigsten Probleme beschrieben, mit denen Manager und Teamleiter verteilter Teams konfrontiert sind.
Entfernung
Eine der größten Herausforderungen ist die Leitung eines geografisch verteilten Teams. Wenn eine solche Streuung auf Länder in derselben oder einer ähnlichen Zeitzone zutrifft, besteht das Problem im Grunde genommen nicht. Wenn jedoch einige der Mitarbeiter in Europa und der Rest beispielsweise in Asien sind, kann der Zeitunterschied bis zu 7 Stunden betragen! In einer solchen Situation ist es schwierig, gemeinsame Arbeitszeiten festzulegen. Die Möglichkeit, bei dringendem Bedarf eine Verbindung herzustellen, ist ebenfalls begrenzt.
Mangelnde Konzentration und Produktivität
Die Organisation der Telearbeit ist für viele Menschen eine echte Herausforderung. Es ist oft schwierig, Ihre Aufgaben bequem von zu Hause aus zu erledigen, vor dem Hintergrund vieler Ablenkungen und ohne die Anwesenheit anderer Teammitglieder und Ihres Vorgesetzten. Manche Menschen finden es schwierig, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren und sich an einen bestimmten Tagesablauf zu halten, der es ihnen ermöglicht, ihre Aufgaben effizient und pünktlich zu erledigen. Dies führt zu einem Rückgang der Produktivität, der zu geringeren Ergebnissen der Aktivitäten oder im schlimmsten Fall zu deren Fehlen führen kann.
Schwierigkeiten bei der Aufteilung und dem Ablauf der Aufgaben
Die begrenzte Möglichkeit, persönliche Besprechungen abzuhalten, und daher der Mangel an fundierten Beziehungen zwischen den Teammitgliedern, können die Kommunikation in Bezug auf die ausgeführten Aufgaben beeinträchtigen. Mitarbeiter haben möglicherweise Schwierigkeiten, den Umfang ihrer Verantwortlichkeiten zu verstehen, verstehen ihre Projektrollen nicht oder wissen nicht, was der Rest der Gruppe tut. Kommunikationseinschränkungen wirken sich häufig auf die Arbeitsberichterstattung aus — es gibt keinen Informationsfluss über den aktuellen Stand der Aktivitäten oder deren Auswirkungen.
Effektive Tipps für die Verwaltung eines verteilten Teams
Trotz einer Reihe von Schwierigkeiten bei der Leitung eines verteilten Teams gibt es eine Vielzahl von Methoden und Möglichkeiten, um diese nicht einfache Aufgabe zu meistern. Dank der richtigen Organisation des Arbeitssystems, der korrekten Implementierung der Mitarbeiter oder des Aufbaus von Beziehungen zu unserem Team können wir zufriedenstellende Ergebnisse erzielen. Im Folgenden finden Sie einige praktische Tipps, die uns bei dieser Herausforderung helfen werden.
Bereitstellung der richtigen Arbeitsmittel
Die richtigen Arbeitstools sind heute die Grundlage aller Teams — egal in welchem System sie arbeiten. Bei verteilten Gruppen ist es jedoch äußerst wichtig, den Mitarbeitern eine schnelle und stabile Verbindung zum Internet, einen Computer oder ein qualitativ hochwertiges Headset zur Verfügung zu stellen, das Störungen bei Videokonferenzen verhindert. Dies ist jedoch nicht das Ende! Neben der physischen Ausrüstung, die die Grundlage für die Erfüllung der Aufgaben bildet, müssen Instrumente zur Arbeitsorganisation ausgewählt und implementiert werden. Heute haben wir auf dem Markt Zugang zu vielen Plattformen — in kostenlosen und kostenpflichtigen Versionen —, die es uns ermöglichen, Aufgaben zu trennen und zu überwachen. Dazu gehören unter anderem das beliebte Trello, Asana oder Redmine. Welches Tool wir wählen, hängt ausschließlich von den Bedürfnissen unserer Organisation und den Merkmalen der Aktivitäten der Gruppe ab. Es gibt viele Möglichkeiten, aber alle haben einen gemeinsamen Nenner: Sie verbessern die Arbeit und sorgen dafür, dass die Erfüllung der Aufgaben in voller Transparenz erfolgt.
Organisieren Sie so viele Live-Meetings wie möglich
Nichts integriert Mitarbeiter so sehr wie Live-Meetings. Es ist äußerst schwierig, zwischenmenschliche Beziehungen ausschließlich aus der Ferne aufrechtzuerhalten - wir wissen oft nicht, welche Emotionen unsere Kollegen begleiten, wir sehen ihre Gesichtsausdrücke nicht und manchmal verstehen wir Witze nicht. Dies sind echte Probleme, die sich auf die Vereinbarung in der Gruppe auswirken! Dank — auch gelegentlicher — direkter Kontakte besteht die Möglichkeit, offenere und freundschaftlichere Beziehungen aufzubauen. Die Herzlichkeit, die zwischen den Teammitgliedern bei formellen oder informellen Veranstaltungen entsteht, hat einen sehr guten Einfluss auf die Arbeit und den Informationsfluss. Wenn wir unsere Mitarbeiter kennenlernen und ihnen bei der Integration helfen wollen, lohnt es sich daher, gemeinsame Ausflüge oder Reisen zu organisieren.
Regelmäßige Videokonferenzen
Direkter Kontakt ist eine Herausforderung für verteilte Teams. Was jedoch am praktikabelsten ist und mit großer Regelmäßigkeit durchgeführt werden kann, sind Videokonferenzen. Online-Besprechungen finden an einem bestimmten Tag und zu einer gemeinsamen Uhrzeit statt und können nicht nur dazu genutzt werden, um über die Arbeit zu berichten, Zweifel und aufgetretene Probleme zu besprechen oder neue Aufgaben zu verteilen. Es ist auch eine Zeit für kreatives Arbeiten und der perfekte Zeitpunkt, um Ideen für neue Projekte oder Lösungen zu sammeln. Es lohnt sich auch, Integrationselemente wie ein gemeinsames Essen oder thematische Workshops einzuführen. Es gibt viele Unternehmen, die Dienstleistungen dieser Art anbieten und auch weltweit tätig sind. Videokonferenzen müssen nicht nur eine Geschäftsfunktion sein — es ist ein guter Zeitpunkt, um Beziehungen aufzubauen.
Ständiger Kontakt mit Mitgliedern des verteilten Teams
Gemeinsame Videokonferenzen, tägliche oder wöchentliche Treffen sind Veranstaltungen, die der gesamten Gruppe dienen. Sie helfen dabei, Informationen bereitzustellen oder den Stand der Arbeiten am Projekt auf den neuesten Stand zu bringen. Seitens des Managers ist es jedoch wichtig, dass er in ständigem Kontakt mit jedem Mitglied des verteilten Teams steht. Die Verfügbarkeit eines Vorgesetzten vermittelt den Mitarbeitern Vertrauen und ein Gefühl der Sicherheit. Sie fühlen sich nicht allein gelassen und tragen nicht den Druck der Verantwortung für Aufgaben oder das gesamte Projekt. Neben fachlichen Belangen lohnt es sich für das Team, bei Organisations- oder Entwicklungsfragen ständig Unterstützung durch seinen Leiter zu haben. Transparenz und Erreichbarkeit des Managers sind zwei Schlüsselqualitäten, die Vertrauen und korrekte Beziehungen im Team aufbauen.
Motivierung eines verteilten Teams
Die Motivation der Mitarbeiter ist zweifellos ein sehr wichtiges Element bei der Führung eines verteilten Teams und jeder anderen Gruppe. Natürlich gibt es in der Organisation öffentlich zugängliche Anreizsysteme, zu denen unter anderem Leistungen an Arbeitnehmer oder Karrierewege gehören, aber dieser Teil wird von der Personalabteilung in Absprache mit den Unternehmensbehörden mitgeteilt. Was können Führungskräfte tun, um ihre Mitarbeiter zu motivieren? Zuallererst, um seine Arbeit zu schätzen und anzuerkennen und ihm kontinuierlich Feedback zu geben — Feedback, das eine Bewertung der erledigten Aufgabe beinhaltet. Einen Mitarbeiter für eine gut gemachte Arbeit zu loben, ist für manche ein unnötiges Element, wirkt sich jedoch sehr gut auf die Moral aus und trägt dazu bei, Selbstvertrauen und Zielstrebigkeit aufrechtzuerhalten. Ein weiterer Motivationsfaktor ist der Zugang zu Schulungen — Entwicklung ist heute in jeder Branche ein äußerst wichtiges Element. Die Erweiterung des Kompetenzspektrums, der Erwerb neuer Kenntnisse und die Möglichkeit, sich in neuen Bereichen zu beweisen, mobilisieren zum Handeln und machen den Berufsalltag attraktiver. Ein richtig motiviertes Team möchte seine Aufgaben einfach gut und pünktlich erledigen, weil es seinen Zweck versteht und den Wert seiner Rolle für das Funktionieren der gesamten Organisation kennt.
Zusammenfassung
Die Schwierigkeiten, ein verteiltes Team zu leiten, machen die positiven Elemente nicht zunichte, die wir mit der richtigen Organisation einer solchen Gruppe erreichen können. Die Kompetenz von Menschen aus verschiedenen Teilen der Welt kann unserem Unternehmen echte Vorteile bringen. Es lohnt sich also, nicht auf qualifizierte Fachkräfte zu verzichten, nur weil deren Verwaltung für uns eine große Herausforderung sein kann. Auswahl geeigneter Arbeitsgeräte, Sensibilisierung für mögliche Schwierigkeiten, Arbeit an Verbessern Sie die Produktivität und Transparenz im Umgang mit unserem Team werden uns helfen, erfolgreich ein mobilisiertes und gut vernetztes Team aufzubauen.
