Outsourcing IT otwiera wiele możliwości przed małymi i dużymi firmami – pozwala rozwiązywać problemy, realizować wymagające projekty bez opóźnień, lepiej kontrolować budżet, a także stanowi klucz do przeprowadzenia skutecznej transformacji cyfrowej naszego biznesu.
To szczególnie atrakcyjne rozwiązanie dla krajów z regionu DACH (Niemcy-Austria-Szwajcaria), które dzięki bliskości polskich dostawców IT mogą zdecydować się na korzystną współpracę nearshoringową i zyskać dostęp do doświadczonych ekspertów. Należy jednak pamiętać, że zlecanie zadań zewnętrznym wykonawcom może nieść ze sobą pewne zagrożenia.
Zanim Twoja firma zdecyduje się na współpracę z partnerem IT dowiedz się, jak skutecznie zminimalizować ryzyka pojawiające się w procesie outsourcingu.
Czym jest outsourcing?
Zyskujący coraz większą popularność outsourcing IT jest rozwiązaniem polegającym na wykorzystywaniu zewnętrznych zasobów i usług w celu realizowania wewnętrznych zadań lub kompleksowego rozwoju IT. W swoich najpopularniejszych formach outsourcing polega na rozbudowie zespołu programistów o zewnętrznych specjalistów lub oddelegowaniu całego zadania czy projektu partnerowi outsourcingowemu.
Więcej o tym czym jest outsourcing i jakie modele współpracy możemy wyróżnić oraz dlaczego warto rozpocząć współpracę z partnerem outsourcingowym, przeczytacie w naszych poprzednich artykułach.
Czy outsourcing IT jest bezpieczny? – ryzyko outsourcingu
Poziom bezpieczeństwa usług outsourcingowych zależy w dużej mierze od naszego partnera biznesowego – o tym gdzie i jak szukać sprawdzonego partnera outsourcingu pisaliśmy szczegółowo w naszym poprzednim artykule.
Przemyślany i dobrze zaplanowany outsourcing przyniesie naszej firmie wiele korzyści – od wprowadzenia na rynek dopracowanej aplikacji, przez wdrożenie narzędzi do automatyzacji marketingu, po rozwój i utrzymanie systemów do analityki biznesowej. Wszystko to natomiast może w wyraźny sposób wpłynąć na pozycję naszej firmy na rynku oraz przełożyć się na skuteczność realizacji celów biznesowych. Jednak przekazanie opieki nad istotnymi elementami naszej infrastruktury IT może nieść za sobą pewne ryzyko – w końcu powierzamy zewnętrznej firmie m.in. istotne dane oraz dostęp do naszych systemów. Natomiast obszerne wdrożenia czy dynamicznie przeprowadzona transformacja cyfrowa mogą w znaczący sposób wpłynąć na charakter naszego biznesu, a nawet doprowadzić do częściowej utraty kontroli nad tożsamością i misją firmy. Warto pamiętać o tym szczególnie na etapie wyboru odpowiedniego partnera outsourcingowego.
Outsourcingu IT – rodzaje ryzyka
Outsourcing IT pomimo atrakcyjności niesie ze sobą kilka zagrożeń, które mogą w mniejszym lub większym stopniu wpłynąć na naszą firmę. Wśród najbardziej znaczących, eksperci wymieniają m.in.: ryzyko strategiczne, operacyjne, technologiczne oraz prawne. Co powinniśmy wiedzieć o ryzykach w outsourcingu IT i w jaki sposób możemy je minimalizować?
Ryzyko technologiczne
Jednym z podstawowych ryzyk, jakie niesie ze sobą outsourcing IT jest ryzyko technologiczne. Jest ono związane z wyborem technologii, sposobem wdrażania rozwiązań oraz skutkami, jakie mogą one spowodować w naszej firmie czy u samego dostawcy. Przed rozpoczęciem współpracy outsourcingowej powinniśmy odpowiedzieć sobie na kilka istotnych pytań – czy wybrany przez nas dostawca będzie w stanie dostarczyć nam rozwiązanie wysokiej jakości, dostosowane do poziomu firmy? Czy wybrana technologia zapewni nam optymalne efekty i czy nie będzie generowała dodatkowych kosztów związanych z rozwojem? Czy dobór technologii pozwoli na realizację wszystkich założonych celów? I co najważniejsze – czy nasz partner IT zrozumie nasze potrzeby i dostarczy zadowalające wartości?
Ryzyko technologiczne można zminimalizować lub całkowicie wykluczyć, jeżeli uzyskamy odpowiedź na powyższe pytania jeszcze przed wyborem odpowiedniego partnera IT. Na tym etapie warto dokładnie sprawdzić referencje dostawców IT w poszukiwaniu informacji m.in. na temat poziomu zadowolenia dotychczasowych klientów firmy outsourcingowej.
Ryzyko finansowe
Kolejnym równie istotnym ryzykiem związanym z outsourcingiem IT jest ryzyko finansowe. Jednym z głównych argumentów przemawiających za delegowaniem zadań firmie zewnętrznej jest lepsza kontrola nad wydatkami. Jednak w przypadku błędnie wybranego partnera lub modelu współpracy nasz początkowy budżet może okazać się niewystarczający. Błędne decyzje mogą prowadzić do pojawienia się ukrytych kosztów lub nieprzewidzianych dodatkowych wydatków. Ryzyko finansowe może wynikać również z niestabilności finansowej dostawcy, nieoczekiwanego wzrostu kosztów spowodowanych m.in. dodatkowymi godzinami pracy lub aktualizacją oprogramowania czy nawet złej oceny budżetu przed rozpoczęciem projektu.
Najprostszym sposobem na zmniejszenie ryzyka finansowego w outsourcingu IT jest dokonanie precyzyjnych kalkulacji oraz wybór właściwego modelu rozliczeniowego dopasowanego do potrzeb i oczekiwań naszej firmy.
Ryzyko strategiczne
Wybór outsourcingu jako jednego z filarów strategii rozwoju firmy wiąże się ze ścisłą i długotrwałą współpracą z dostawcą IT. Taka relacja wymaga jasnego określenia celów, jakie chce realizować nasza firma, natury procesu oraz naszych wymagań względem jego przebiegu. Brak porozumienia w tych kwestiach z naszym partnerem outsourcingowym w znaczący sposób zwiększy ryzyko strategiczne. Niezrozumienie celów lub całkowita ich rozbieżność pomiędzy firmą a dostawcą IT może przyczynić się do sytuacji, w której zewnętrzni specjaliści skupiają się na potrzebach własnej firmy, a nie naszej. Natomiast w innym przypadku partner outsourcingowy może sugerować nam rozwiązania korzystne z jego perspektywy, które niekoniecznie przyczynią się do poprawy procesów i obszarów, na których rzeczywiście nam zależy.
Ryzyko strategiczne w outsourcingu IT możemy zminimalizować już na etapie poszukiwania kandydata, z którym rozpoczniemy współpracę. Po stronie naszej firmy konieczne jest jasne przedstawienie własnej strategii, celów, planowanego kierunku rozwoju oraz określenie obszarów, które chcemy usprawniać. Istotne jest również określenie korzyści, jakich oczekujemy po outsourcingu. Zaufany i wartościowy partner biznesowy będzie dążył do pełnego zrozumienia potrzeb naszej firmy oraz oferował wsparcie w osiągnięciu zamierzonych celów.
Ryzyko operacyjne
Innym rodzajem ryzyka występującym podczas korzystania z usług outsourcingowych jest ryzyko operacyjne. Najczęściej wiąże się ono z nieprecyzyjnym określeniem zakresu usług, odpowiedzialności za projekt oraz niewłaściwym podziałem kompetencji osób zarówno po stronie naszej firmy, jak i po stronie dostawcy IT. Innymi istotnymi czynnikami są niewłaściwe wypracowanie metody komunikacyjne oraz problemy wynikające z różnic geograficznych czy kulturowych pomiędzy partnerami biznesowymi – najlepszym sposobem na uniknięcie ostatniej przeszkody jest współpraca nearshoringowa.
W tym przypadku zmniejszenie ryzyka operacyjnego leży przede wszystkim na barkach managerów oraz specjalistów reprezentujących obie strony w projekcie. Duże znaczenie ma tutaj również stabilność zespołu dostawcy IT – częste rotacje mogą w dużym stopniu zakłócać przebieg świadczonych usług. Dlatego też warto wybrać partnera dbającego o niski poziom rotacji w zespołach.
Ryzyko prawne
Decydując się na zlecanie zadań zewnętrznej firmie, powinniśmy pamiętać o ryzyku prawnym. Dobrze sformułowana umowa będzie w stanie ochronić nas przed większością problemów, jakie będziemy mogli napotkać podczas współpracy outsourcingowej. Jeżeli dostawca IT w jakikolwiek sposób naruszy przepisy prawa lub wyrządzi nam szkody na skutek niewykonania bądź niewłaściwego wykonania umowy powinniśmy dysponować dokumentami, które w jasny sposób określą warunki renegocjacji lub odstąpienia od kontraktu oraz odszkodowania za poniesione straty. Jeżeli chcemy uniknąć podobnych problemów, powinniśmy zadbać o przygotowanie dokładnej umowy oraz wziąć pod uwagę nawet najczarniejsze scenariusze – szczególe jeżeli decydujemy się na wieloletnią współpracę.
Ryzyko outsourcingu IT – jak je zmniejszyć?
W tym momencie możemy odnieść wrażenie, że outsourcing IT pomimo licznych korzyści jest rozwiązaniem ryzykownym. Jednak podjęcie odpowiednich kroków pozwoli nam zmniejszyć, a nawet całkiem wykluczyć niektóre z zagrożeń, jakie może nieść ze sobą współpraca z zewnętrzną firmą. Wiele istotnych decyzji możemy podjąć już na wczesnym etapie przygotowań do outsourcingu IT – kluczowy jest tu m.in. wybór odpowiedniego partnera i modelu rozliczeń oraz jasne określenie celów i oczekiwań względem partnera biznesowego. Warto między innymi omówić z dostawcą IT wszystkie najważniejsze kwestie oraz podzielić się ciężarem odpowiedzialności za powodzenie projektu. Pomimo konkretnego i jasnego określenia naszych potrzeb i celów powinniśmy pamiętać, że sytuacja na rynku oraz w świecie nowych technologii stale się zmienia, dlatego też ważne jest, aby współpraca z dostawcą IT była elastyczna i odporna na ewentualne zmiany.
Ryzyko w procesie outsourcingu IT – czy mimo wszystko warto?
Outsourcing IT jest niezwykle atrakcyjnym rozwiązaniem. Lista zalet, jakie daje naszej firmie współpraca z zewnętrznymi specjalistami, jest bardzo długa. I chociaż wiążą się z nią pewne ryzyka oraz niebezpieczeństwa to odpowiednie przygotowanie pozwoli nam zminimalizować większość z nich. Znajomość referencji potencjalnego partnera biznesowego, świadomość zalet i wad modeli rozliczeniowych oraz jasne określenie własnych oczekiwań i potrzeb pozwoli nam podjąć trafne decyzje i zabezpieczyć się przed potencjalnym ryzykiem, a także umożliwi nam wykorzystanie pełnych możliwości, jakie oferują usługi outsourcingowe.
O zaletach współpracy outsourcingowej pisaliśmy również w artykule: 5 powodów, dla których warto zdecydować się na outsourcing usług IT.
