Wenn Sie in Zukunft eine Führungskraft sind oder sein wollen, wissen Sie sicherlich, dass die Führung eines Teams bis zur Illusion wie das Führen eines Teams von Superhelden ist. Macht der Anführer der berühmten Avengers, Captain America, immer alles selbst? Nein, es liegt an ihm, die Aufgaben so zu verteilen, dass die Mission erfolgreich ist.
Jede Person im Team hat ihre eigenen Kräfte — Sie haben also Individualisten mit bestimmten Kompetenzen an Bord, und diese kommen in bestimmten Situationen zum Einsatz. Ihr Talent besteht dagegen darin, eine Gruppe zu leiten, und um erfolgreich zu sein, müssen Sie Aufgaben entsprechend an Ihre Mitarbeiter delegieren. Wir sagen Ihnen, wie es geht!
Delegation von Aufgaben — Definition
Was ist Delegation von Aufgaben in einem Team? Zuallererst beginnt dieser Prozess in der Phase der Teambildung. Zu Beginn müssen Sie wichtige Ziele definieren, die Sie erreichen möchten, und dann die richtigen Personen auswählen, die sich in ihren Kompetenzen voneinander unterscheiden, sodass die Gruppe vielfältig ist und jeder Einzelne auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der Organisation eingeht. Wenn Sie bereits Superhelden mit unterschiedlichen Kräften an Bord haben, tragen Sie nicht alle Aufgaben auf Ihren eigenen Schultern. Aufgabe für Aufgabe delegierst du sie an bestimmte Mitarbeiter, die über die Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, die für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe erforderlich sind.
Was ist Delegation von Aufgaben?
Das Delegieren von Aufgaben an Mitarbeiter ist keine einfache Sache. Schließlich müssen Sie jemand anderem die Kontrolle über das Problem geben! Im Kopf können viele Szenarien entstehen, darunter die dunkelsten - etwas wird schief gehen, jemand wird etwas anders machen als Sie, wird seine Rolle nicht verstehen, Termine werden nicht eingehalten... Mit einem Wort: Katastrophe.
Wie kann man das verhindern? Der Schlüssel zum Erfolg in dieser Angelegenheit ist eine scheinbar einfache Sache — Vertrauen. Ohne dieses Wissen werden Sie Ihren Untergebenen nicht einmal die einfachsten Aufgaben anvertrauen können, da die Angst, dass sie nicht damit fertig werden, Ihnen den Weg zur Übertragung von Verantwortung effektiv versperrt. Beim Delegieren von Aufgaben geht es also darum, Vertrauen und Glauben in die Fähigkeiten Ihres Teams zu zeigen und es gleichzeitig zu unterstützen und klug zu führen.
Vorteile des Delegierens von Aufgaben
Eine effektive Delegation von Aufgaben bringt sowohl Ihnen als auch dem Team und dem gesamten Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, die in einer Situation, in der Sie versuchen, alles selbst zu erledigen, nicht zu erreichen sind. Sie sparen Zeit, unterstützen Ihre Mitarbeiter bei ihrer Entwicklung und die Ergebnisse Ihrer gemeinsamen Maßnahmen werden schneller sichtbar!
Große Zeitersparnis durch Delegieren von Aufgaben
Obwohl wir uns oft wünschen, es wäre anders — der Tag ist kein Gummi. Daher sind die Ergebnisse Ihrer Maßnahmen bei zu vielen Aufgaben, zusätzlich zu denen, für die Sie einfach nicht zuständig sind, möglicherweise nicht zufriedenstellend. Die Zeit, die Sie damit verschwenden, Aufgaben unter einen Hut zu bringen, Termine einzuhalten und Nachforschungen anzustellen, können Sie sparen, indem Sie bestimmte Aufgaben an die richtigen Mitarbeiter delegieren.
Wenn Sie anderen Aufgaben anvertrauen, können sie wachsen
Neben der Führung des Teams besteht die Aufgabe des Leiters auch darin, seine Untergebenen dabei zu unterstützen, den beruflichen Weg einzuschlagen. Dies ist unter anderem die Übernahme von Aufgaben und die schrittweise Erhöhung der Verantwortung für diese Aufgaben die Grundlage für die Entwicklung. Dadurch kann der Mitarbeiter Engagement und Kreativität zeigen, seine Richtigkeit und Aktualität unter Beweis stellen. Die schrittweise Übertragung von Verantwortlichkeiten an Ihre Teammitglieder ist nicht nur für Sie als Führungskraft ein Test, sondern auch ein sehr wichtiger Bestandteil der Karriere Ihres Teams.
Eine Aufgabe, die einer anderen Person zugewiesen wurde, kann besser erledigt werden
Kehren wir zum Thema Superkräfte zurück — als Führungskraft haben Sie Ihre Kompetenzen und Fähigkeiten im Laufe der Jahre weiterentwickelt. Die Bedürfnisse und Ziele der Organisation gehen jedoch möglicherweise über das hinaus, was Sie tun können. Es ist nicht möglich, dass eine Person über Wissen und Erfahrung in allen Bereichen verfügt. Das Delegieren von Aufgaben an Mitarbeiter ermöglicht es ihnen, ihre Talente und Veranlagungen zu nutzen und ihnen gleichzeitig die Möglichkeit, sich in einem bestimmten Umfang weiterzuentwickeln. In dieser Situation gibt es keine Verlierer - die Aufgabe wird von einem kompetenten Mitarbeiter ausgeführt, für den dies eine wertvolle Erfahrung ist, und Sie... können von Ihren Untergebenen lernen und auf ihre Fähigkeiten zurückgreifen!
Steigerung des Mitarbeiterengagements
Wenn Sie es geschafft haben, das Team alleine zu leiten, ist das ein Zeichen dafür, dass Ihnen irgendwann jemand einen Vertrauensbonus und damit viel Verantwortung anvertraut hat. Es lohnt sich, sich daran zu erinnern, wenn Sie Ihr Team führen — jeder Mitarbeiter verdient die Gelegenheit, seine Fähigkeiten unter Beweis zu stellen. Es liegt in Ihren Händen, sie richtig einzusetzen und solche Aufgaben so zuzuweisen, dass die Untergebenen engagiert sind und sich als wichtiger Teil des Teams fühlen.
Wie lernt man, Aufgaben zu delegieren?
Das Delegieren von Aufgaben an Mitarbeiter fällt nicht jedem leicht. Dies beinhaltet in erster Linie die Übertragung von Kontrolle und Verantwortung für einen bestimmten Bereich. Wie können Sie das tun, wenn Sie als Führungskraft letztendlich für die Ergebnisse der gemeinsamen Arbeit oder für deren Fehlen verantwortlich sind? Wie jede andere Neuheit muss auch diese schrittweise umgesetzt und der gesamte Prozess geplant werden.
Delegation von Aufgaben — Regeln
Es lohnt sich, den Prozess der Implementierung eines Systems zur Aufgabendelegierung mit der Definition einiger der wichtigsten Prinzipien zu beginnen. Dadurch werden Sie in der Lage sein, jedes der Elemente zu kontrollieren, auf Stolpersteine zu achten und ein konstantes Gefühl dafür zu haben, was Sie tun.
- Formulieren Sie zunächst die Aufgabe so, dass Ihnen Zweck und Kurs klar sind.
- Benennen Sie eine Person aus dem Team, der Sie eine Aufgabe zuweisen — wählen Sie sie anhand von Kompetenz, verfügbarer Zeit und Erfahrung aus.
- Definieren Sie die Frist genau, einschließlich der Zeit für die Übergabe der Aufgabe, der möglichen Klärung von Zweifeln und der Umsetzung selbst.
- Verwenden Sie zwei Kommunikationskanäle - senden Sie alle Informationen zur Aufgabe elektronisch, versuchen Sie jedoch, sie auch in Form eines persönlichen Gesprächs zu kommunizieren - während eines solchen Treffens ist es oft einfacher, mögliche Zweifel auszuräumen und das Problem zu klären.
- Geben Sie Feedback — zögern Sie nicht, Ihre Unabhängigkeit, Ihre gute Idee oder Ihre Effizienz zu loben. Achte auch darauf, was laufend besser gemacht werden kann.
- Geben Sie vielversprechenden Mitarbeitern schrittweise mehr Verantwortung und Kontrolle - implementieren Sie sie in neuen Projekten, stellen Sie die erforderlichen Berechtigungen zur Verfügung.
- Seien Sie kein Perfektionist — konzentrieren Sie sich auf den Fortschritt, nicht auf die kleinen Details, von denen Sie glauben, dass sie besser gemacht werden könnten.
Grad der Aufgabendelegation
Die Delegation von Aufgaben sollte schrittweise erfolgen. Es ist hilfreich, sieben Schritte zu definieren:
- vertrauen Sie dem Forschungsmitarbeiter Informationen an, bitten Sie ihn, eine bestimmte Situation zu analysieren und die wichtigsten Daten zu sammeln
- bitten Sie darum, mögliche Lösungen vorzuschlagen und gleichzeitig deren Vor- und Nachteile aufzuzeigen — Sie wählen die beste Idee
- eine Präsentation des Aktionsplans anordnen — prüfen Sie, ob er angemessen ist, und geben Sie dann grünes Licht, um die Aufgabe abzuschließen
- Bitten Sie um Berichterstattung über Aktivitäten und bremsen Sie die Arbeit nicht, bis Sie keine Einwände gegen deren Fortschritt haben
- ermöglichen, ohne ständige Überwachung zu arbeiten — fragen Sie nach Informationen über bestimmte Fortschritte und Ergebnisse
- Zeit, um selbständig zu arbeiten — erwarten Sie Informationen nur, wenn ein Mitarbeiter auf ein Hindernis stößt, das der Erledigung der Aufgabe entgegensteht
- Erteilen Sie die Erlaubnis, die zugewiesenen Aufgaben ohne Kontrolle auszuführen.
Programme und Anwendungen zum Delegieren von Aufgaben
Unabhängig vom Grad der delegierten Aufgaben sind die für die tägliche Arbeit verwendeten Tools in jedem Team wichtig. Es gibt viele Anwendungen und Programme, mit denen Sie Aufgaben zuweisen oder den Arbeitsfortschritt auf dem Markt verfolgen können. Es lohnt sich, es mit einer einfachen und intuitiven Oberfläche, einer übersichtlichen Bedienung, einem gut funktionierenden Benachrichtigungssystem und der Möglichkeit, die Anzahl der Benutzer zu erweitern, zu wählen. Die Verfügbarkeit der Software sowohl auf Computern als auch auf Mobilgeräten ist ebenfalls äußerst wichtig. Je nach Branche, Aufgabentyp oder Arbeitsmodus sollten Sie Tools wie Asana, Trello, ClickUp, Wrike oder Slack in Betracht ziehen.
Effektive Delegation von Aufgaben
Nach dieser guten Portion Wissen darüber, was Delegieren von Aufgaben ist, wie man sie umsetzt und woran man sich erinnern sollte, ist es Zeit für eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Elemente.
Zögern Sie nicht, Aufgaben zu delegieren
Je länger Sie mit der Übergabe einer Aufgabe warten, desto größer ist das Risiko, dass Sie sie nicht rechtzeitig erledigen. Wir haben bereits festgestellt, dass der Tag nicht wie neu ist und es unmöglich ist, in jedem Bereich allein hundertprozentig effizient und kompetent zu sein.
Wähle die richtige Person
Nichts ermöglicht es uns, Mitarbeiter besser kennenzulernen, als ihre Arbeitsweise zu beobachten und Aufgaben zu bewältigen. Wenn Sie eine neue Person im Team begrüßen, wissen Sie, über welche Kompetenzen und Berufserfahrung sie verfügt — jetzt ist es an der Zeit, ihnen die Aufgaben zuzuweisen, die es ihnen ermöglichen, sich unter Beweis zu stellen und sich weiterzuentwickeln.
Beziehen Sie die Person ein, an die Sie die Aufgabe delegieren
Engagement und hohe Motivation der Mitarbeiter sind der Schlüssel zum Erfolg. Niemand möchte gelangweilte, frustrierte oder unterschätzte Menschen in seinem Team haben. Versuchen Sie, die zugewiesenen Aufgaben fesselnd und herausfordernd für den Untergebenen zu gestalten.
Setzen Sie ein klares Ziel und eine klare Bedeutung der Aufgabe
Bevor Sie eine Aufgabe übergeben, definieren Sie sie genau - Bedarf, Ziel, Frist und Tipps sind die vier Schlüsselelemente, die in der endgültigen Aufgabe enthalten sein müssen. Seien Sie auf Fragen vorbereitet und räumen Sie alle aufkommenden Zweifel aus.
Unterstützung bei einer delegierten Aufgabe
Zeigen Sie in jeder Phase Unterstützung und Verfügbarkeit sowie den Grad der delegierten Aufgaben an. Egal, welche Art von Mitarbeiter Sie vor sich haben — ob erfahren oder neu im Team — schaffen Sie immer eine Atmosphäre des Vertrauens.
Vertraue der Person, der du die Aufgabe anvertraust
Die Delegation der Verantwortung für die Aufgabe erfordert gleichzeitig, den Ablauf der Aktivitäten nicht zu beeinflussen und ständig zu kontrollieren. Dazu gehört wiederum Vertrauen, das niemals einseitig sein sollte!
Zusammenfassung
Ein guter Anführer sollte nicht dem Weg von Marvels Gegner Thanos folgen, der die Errungenschaft der Allwissenheit zu seiner Ehrensache gewählt hat. Und obwohl wir alle Superhelden sind, sind wir immer noch nur Menschen — wir können nicht an vielen Orten gleichzeitig sein, und wir haben nicht die Fähigkeit, auf jede erdenkliche Weise Fähigkeiten und Erfahrungen zu sammeln. Der Erfolg des Projekts ist die Arbeit des Teams, in dem sich die Superkräfte der Einheiten gegenseitig ergänzen und zu spektakulären Effekten führen!
